スマホで「仕事の仕事」を作らないように

ここでは、「スマホで「仕事の仕事」を作らないように」 に関する記事を紹介しています。
自宅の近くに本屋さんがない我が家(最寄りのスーパーは7km先(^^;))、
現場の周りで大きな書店を見つけると、手の空いた時間にチェックしに行きます。
今回は、文庫本コーナーに立ち寄り、三冊ゲットしてきました。

まずは、

単行本で出た時から気になっていた本ですが、
「おっ、文庫本になってる!」と覆わず手に取り、
パラパラとページをめくってみました。

私にとって、こういった本を読む目的は、事務の効率化であり、
自宅事務所以外の事務環境(現場)の整え方です。

私がリフォーム会社に勤めていたころは、
現場が基本的に会社から半径〇km圏内だったので、
(現場管理やアフターのために集客範囲を絞っていた!?)


朝、現場に何件か顔を出し、職人さんへの指示が終わったら、
要所要所の確認に現場に出向く以外は会社で事務作業、というスタイルでした。

ところが、独立してからの私たち、必ずしも、現場が自宅近辺とは限りません。
『一日一現場』をモットーとしているので、別の現場をハシゴすることも
ありません。

そこで、基本的には私は現場に常駐、見積書や図面の作成、カタログ確認~発注
など、現場で行うことが多いです。

これらの作業、ほとんどは、オンラインストレージの利用
(私はSugarSyncを利用)で、どこでも、どのパソコンからでも
データ入力、閲覧ができ、残るは印刷とファックスだけ。
まさに「どこでもオフィス」が実現しています。

印刷とファックスについては、どうしてもの場合は、
コンビニを利用したり、(セブン-イレブンの文書プリントなど)
ネット上のサービスでもできるのですが、
月額いくら、といった固定費が必要なものは見送っています。

このように、IT環境が発達すると、どんどん欲が出るもので、
新しいものは試したくなるのですが、"スマホ"を使い出してからというもの、
ついアプリを増やしてしまいます。

今回の本にも、
 
"ToDo管理の大原則は、ToDoそのものを増やさないようにすること"

とありましたが、"アプリを使って仕事や生活を便利にする"つもりが、
"便利なアプリを使いこなすために手間ひまをかける生活"
にならないよう、気をつけなくてはと思います。

以前に勤めていた会社では、上司がよく、

「"仕事の仕事"をしていないか?」と注意を促したものです。

ファイルをすることで資料を活用するはずが、ファイリングが目的になって
資料を選別できていなかったり、優先順位を考えずに、好きな仕事や
取っ付きのよい仕事に時間をかけすぎたり、ということはあるものです。

パソコンやスマホを使いこなしているつもりで、実は使われてる、
にならないように意識しなくては。

ところで、そんなスマホのアプリの中で、結局私が毎日一番使っているのは、
通話やカメラを別にすれば、ズバリこれです。

シンプルなTo-Do AFewThings
AFT

ToDo、つまり、「やることリスト」を作り、済んだものは
横線を引いて済み扱いにする、ただそれだけのアプリですが、
帰宅後調べて発注しておくもの、家から持参するもの、
翌日電話しなくてはならない要件、お客様からの伝言、
測ったサイズ、調べた値段、もちろん買い物リストなど、
思いついたり頼まれたりした時点でどんどん書き込みます。

このアプリの気に入っているところは、入力と表示のシンプルさと、
"済"にしたものが薄いグレー表示で残せることです。

ちょっと手の空いたときに、「何か忘れていることないかな?」と
確認するととても便利ですし、済んだ用事のリピートは、薄いグレーから
再びしっかり表示に戻せるのも助かります。

まあ、このリストにしても、本にあるような、

2分で終わることをToDoにメモして記録し、さらにあとから思い出すよりは
今やっている作業を中断してその場で済ませてしまう、といった

"ToDoを増やさない"ことを心がけつつ、活用しようと思います。



さて、今日の記事は…
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